Angelique Actueel: Mag u sollicitanten screen op social media?

De vraag of u als werkgever de social mediakanalen van een sollicitant mag screenen, is weer helemaal actueel sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is tevens een vraag die een grijs gebied bestrijkt.

Nieuwsgierig naar social media

Wanneer een werkgever een sollicitatiebrief ontvangt voor een vacature, is hij wellicht benieuwd hoe de sollicitant er uitziet, wat hij in zijn vrije tijd doet en hoe hij zich gedraagt op social media. Oftewel, de werkgever wil weten wat voor vlees hij in de kuip heeft. De verleiding is dan ook groot om de sollicitant even op te zoeken op internet. En heel eerlijk, zoiets gebeurt natuurlijk ook. Men deelt namelijk veel op internet en schermt een openbaar profiel of account op social media niet altijd af. Maar mag u als werkgever deze gegevens van een sollicitant überhaupt bekijken? Mag u een potentiële kandidaat screenen?

De Dikke Van Dale meldt: scree·nen (screende, heeft gescreend) – (een kandidaat) aan een streng onderzoek onderwerpen. Duidelijke omschrijving. Maar is het snel bekijken van een social media profiel ook echt screenen? Want in hoeverre heb je het écht over persoonsgegevens?

Nieuwe Privacywet

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking getreden. Dit houdt in dat sinds die dag in heel Europa dezelfde privacywetgeving geldt. Deze wet heeft consequenties voor werkgevers die de persoonsgegevens van werknemers opslaan en verwerken. Zo moeten bedrijven duidelijk maken waarom ze bepaalde gegevens nodig hebben en waarvoor die worden gebruikt. Ook moet desgewenst inzage gegeven worden in de opgeslagen data. Men mag bijvoorbeeld de toestemming intrekken, klachten indienen en gebruikmaken van het recht om vergeten te worden.

Wet- en regelgeving

Met de inwerkingtreding van de AVG zijn ook de regels voor screening en het bewaren en verwerken van (persoons)gegevens van sollicitanten nog verder aangescherpt.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft namelijk strikte richtlijnen en stelt dat het verboden is om sollicitanten te ‘checken’ op social media. Dit is alleen toegestaan indien dit “noodzakelijk en relevant is voor de baan waar de kandidaat voor solliciteert.” Daarnaast dient de sollicitant voorafgaand aan de sollicitatie te worden geïnformeerd over een mogelijke screening van zijn social media profiel.

De AP heeft op haar website een overzicht van do’s en don’ts geformuleerd, om werkgevers én werknemers bewust te maken van de wetgeving.

De sollicitatiecode

De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) heeft een sollicitatiecode opgesteld, die juist als doel heeft een norm te bieden voor een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure.

Een aantal belangrijke uitgangspunten van de code is:

  • de werkgever mag alleen informatie gebruiken die relevant is voor de beoordeling of de sollicitant geschikt is voor de functie;
  • de sollicitant en de werkgever zijn zich ervan bewust dat beschikbare informatie van bronnen, zoals internet en informatie verkregen via derden, niet altijd juist, accuraat of relevant is;
  • de verkregen informatie zal met vermelding van de bron met de sollicitant worden besproken en de werkgever is transparant over de verkregen informatie;
  • de werkgever respecteert in alle gevallen de privacy van de sollicitant;
  • alle verkregen informatie van de sollicitant wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld;
  • indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt vooraf toestemming gevraagd aan de sollicitant, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.
Gangbaar geworden

Zoals u kunt lezen, gaat de NVP losser om met de richtlijnen omtrent screenen van sollicitanten. Zo melden zij op hun eigen website het volgende. “Bij het actualiseren van de Sollicitatiecode […] is de codecommissie van de NVP uitgegaan van het openbare karakter van social media, zoals LinkedIn en Facebook. Daarnaast kan niemand er omheen dat het raadplegen en bekijken van social media inmiddels gangbaar is geworden bij werving en selectie. Het vooraf toestemming vragen aan de sollicitant om op social media naar de kandidaat te zoeken, is ingehaald door de dagelijkse werkelijkheid. In het kader van de eis van transparantie is het daarom slechts werkbaar om alléén informatie die daadwerkelijk wordt gebruikt bij de selectie aan de kandidaat voor te leggen. Deze kan dan ook aangeven of de gevonden informatie juist is of mogelijk gedateerd of in een bepaalde context moet worden bekeken.”

Gewoon even nadenken

Haldu Groep verwerkt dagelijks tientallen persoonsgegevens. Dus ja, er wordt wel eens een profiel op LinkedIn of Facebook bekeken. Zeker als mensen vragen stellen of zelfs solliciteren via die kanalen. Het is een kwestie van gebruik maken van je common sense, normaal nadenken, als een weldenkend mens. Omdat wij uiteindelijk werven en selecteren voor ú, staan wij uiteraard altijd open voor uw visie op dit actuele onderwerp.